东南大学财务处
关于国际合作交流费用核算管理的补充规定
全校各单位：
为进一步规范我校国际合作交流费用的支出管理，依据国家因公临时出国、公务机票购买、公务卡管理的相关办法，在我校因公出国（境）审批管理条例、因公出国经费管理办法、邀请国（境）外来华人员费用核算管理办法及实施细则 、公务卡管理暂行办法规定的基础上，结合我校教学、科研的实际工作情况，对国际合作交流经费的核算管理做以下补充规定，请遵照执行。
一、国际合作交流费用的范围
国际合作与交流费用：包括因公临时出国（境）费用和邀请国（境）外来华人员费用。
二、业务归口管理部门
国际合作处为我校国际合作与交流业务的归口管理部门。主要负责以下事项：
1、负责我校在职（含在编的青年千人）及校企事业人员（档案在东南大学）、在我校受聘期间的人事代理人员（需由派遣单位委托审批）、全日制在校学生（档案在东南大学）的公派出国及赴港澳地区考察、访问、参加国际会议、合作研究、学术交流、短期培训或研修、高级劳务等事项的审批，审批同意后下发《东南大学出国赴港澳任务批件》。
2、负责学校离退休人员（作为项目负责人）、非我校在职、在编的项目负责人和项目参与人员（需项目预算书或计划书中标明）等因公出国及赴港澳台地区考察、访问、参加国际会议、合作研究、学术交流、短期培训或研修、高级劳务等事项的校内审批.
3、邀请国（境）外人员来访的审批或备案。在《邀请国（境）外来华人员费用报销说明》上签字盖章确认。
4、国际合作处负责校级国际交流合作经费的项目预算审核和费用的报销审批；其他项目的国际交流合作费用由项目负责人依据批复的项目预算（或使用计划），按照相关管理规定报销审批。
5、因公出国任务审批后，国际合作处在《东南大学出国赴港澳任务批件》或在《东南大学因公出国（境）校内审批表》上注明列支费用的项目号码，作为因公出国（境）费用报销的依据。
6、其他需国际合作处审批的事项。
7、我校聘任的外籍千人、长江学者及客座教授的国际交流事项的审批，由项目经费预算下达的归口部门审批后，国际合作处批复。
三、国际合作与交流经费支出管理的原则
1、国际合作与交流费应严格按照经费下拨部门批复的预算意见列支。
2、国际合作与交流经费的使用人员应与费用列支项目相关。
3、国际合作与交流费用原则上应一次性合并报销，不得分开报销。
四、国际旅费的核算管理规定
1、因公临时出国（境）人员国际机票的报销管理规定
根据《财政部 中国民用航空局关于加强公务机票购买管理有关事项的通知》（财库[2014]33号）的要求，我校因公临时出国（境）人员应购买以政府采购方式确定的国内航空公司国际航班优惠机票，并尽可能购买往返机票。在政府采购机票管理网站（www.gpticket.org）购票的，以标注有政府采购机票查验号码的“航空运输电子客票行程单”作为报销凭证。
购票人也可以通过各国内航空公司直销机构或具备机票销售资质的第三方代理机构购买价格低于政府采购优惠票价的国内航空公司国际航班机票，以此种方式购票的，以加盖“中国民航发票专用章”的“航空运输电子客票行程单”或第三方代理机构开具的有效发票以及有乘客信息及详细行程的电子行程单作为报销凭证。
购票人购买非国内航空公司国际航班机票的，依据（财库[2014]33号）文件有关购买非国内航空公司航班机票的管理规定，须经国际合作处审批同意后，以 “航空运输电子客票行程单”或非国内航空公司及其代理机构提供的其他票据作为报销凭证。
无论购买人以何种方式购买国际机票，机票款均应通过银行转账或公务卡方式支付。
购买国内航空公司航班机票的，在报销国际机票时须提供对发票或电子客票行程单验真查询的的书面查验结果，查验结果须由所在单位盖章确认。购买非国内航空公司航班机票的，国际机票必须是机场打印的实体机票凭证或航空公司网站打印的相关凭证（邮件打印的信息不可作为报销凭证）。
2、邀请来华人员的国际旅费
邀请来华人员来校讲学或进行合作研究时，报销旅费乘坐交通工具的等级参考国内公务出差人员的等级，与国内院士同级别人士等在经过国际合作处事先审批核准后，可享受机票商务舱或高铁商务座待遇，其他人员一般只报销机票经济舱或乘坐高铁对应的一、二等座。
由邀请单位代垫费用的，邀请单位经办人应在政府采购机票管理网站、各航空公司直销机构或具备机票销售资质的第三方代理机构购买国内航空公司航班机票，以加盖中国民航发票专用章的“航空运输电子客票行程单”或第三方代理机构开具的有效发票作为报销凭证，报销支付以人民币结算，按照国库集中支付和公务卡管理的有关制度执行，应采用银行转账或公务卡方式结算。
来华人员自行购买国际机票的，以“航空运输电子客票行程单”或非国内航空公司及其代理机构提供的其他票据作为报销凭证，一般情况下，应与来华人员垫付的国外交通费、签证费等一并采用境外汇款方式直接汇至来华人员国（境）外账户，若来华人员能提供费用支付明细记录、登机牌等相关凭证的，可选择予以直接支付或境外直接汇款方式。
五、国（境）外住宿费用的核算管理规定
1、凭国外酒店开具的住宿费票据（包含有入住人姓名、人数、入住日期、离开日期等）及支付记录报销。
2、网上预订酒店的，原则上以国外酒店开具的住宿费票据报销，确实不能提供国外酒店开具的住宿费票据的，凭网上预订订单、酒店入住确认书（包含入住人员、入住时间和订购网站等信息）及支付记录报销。
3、住宿选择租住私人住房的，凭租房协议书、出租人签收的收据及银行支付记录可予以规定标准之内报销，或凭公证过的租房协议书和出租人签收的收据，在规定的标准之内予以报销。
六、国际会议会议费的核算管理规定
1、出国（境）参加国际会议，提前预付会议注册费的，凭会议通知或邀请函，经国际合作处审批后，可办理暂付款手续，采用境外汇款方式直接汇至国际会议主办方国（境）外账户，也可通过公务卡（公务卡无法使用的，可用信用卡）方式支付，会议注册费应与出国（境）费用一起一次性冲销或报销。
出国（境）参加国际会议，实际会议期大于任务批件批准期的，往返国际机票可全额报销，超批准期的住宿费不予报销、补贴不予领取。
2、在公派出国期间，受邀参加国际会议的，在财务报销之前，应由国际合作处进行国家交流事项审批，依据相关因公出国管理规定报销，原则上不再另外领取补贴。
3、参加国内召开的国际会议发生的会议费，依据会议通知要求，以外币汇款至国（境）外的，凭国（境）外收据和支付记录报销；以人民币形式汇款至国内主/承办单位的，凭国内主/承办单位开具的正式发票和支付记录报销；以现金（＜2000元）现场缴纳会议费的，凭国内主办单位开具的正式发票报销。
4、主/承办国际会议的，会议主/承办单位需提前将会议计划提交至国际合作处审批，收到会议批复后，即可在财务处进行会议经费的财务预算审核和财务立项。会议举办应符合《关于严格控制在华举办国际会议的通知》和《在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法》等规定。
七、其它核算管理规定
1、因公临时出国（境）期间，一般不允许自行购买材料、仪器设备等，可购置少量图书资料（不超过10本/人.次），凭国（境）外收据、支付记录，在校图书馆办理资产登记后，与出国（境）发生的其他费用一次性报销。
2、中长期出国（境）期间，因公务或项目需要发生的国际城市间交通费、住宿费、图书资料费、材料费、小型仪器设备费等，须经国际合作处对公务或项目行为审批后，凭收据和支付记录方可报销。购买的材料、小型仪器设备带回国内的，报销时应另附报关手续，达到固定资产标准的登记后方可报销。
3、在国（境）外期间发生的宴请和礼品费用，应当事先在《因公临时出国任务和核算审批意见表》中列明，并经国际合作处和财务处批准，宴请标准按照所在国家一人一天的伙食费标准作为人均标准执行，礼品按照厉行节俭的原则，选择具有民族特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品。
4、邀请来华人员，我校仅承担其国内旅费、住宿费等国内费用的，凭邀请函和有关票据报销；需支付劳务费用的，另提供护照复印件和国外开户行和银行账号，填制“外籍人员基本情况登记表”，应通过银行汇款方式支付。
5、已获批出国（境）任务批件的，但因特殊原因未出国（境）的，由项目负责人填写情况说明，国际合作处审批后，方可报销已发生的与本次任务相关的费用，从自筹经费中列支。
6、报销出国（境）费用和邀请来华人员费用时，项目经办人需在国外票据上将金额圈出，在旁注明开支具体内容（如住宿费、会议注册费等）。
7、项目负责人或项目参与人员为外籍人员的，因工作需要或项目研究需要往来国内外的，按照规定的程序报批，依据正式批件或校内审批表报销国际旅费；其他情况的，原则上一年内不得多次往返，具体由人事处和国际合作处审批后，可报销国际旅费，不予补贴，会计核算计入“差旅费”科目；外籍人员的其他公务出国（境），持出国（境）正式批件或校内审批表报销发生的费用，支出计入“因公出国（境）费”科目。
8、采用银行转账或公务卡方式结算，结算对象均应与票据开具单位一致。
八、附则
本补充规定未尽事宜按国家及学校有关规定执行。
本补充规定由财务处、国际合作处、人事处负责解释。
本补充规定自发文之日起执行。在此之前颁布的有关规定与本补充规定相抵触的，以本补充规定为准。
财务处 国际合作处 人事处
2015年11月11日
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